In vielen Hotels, Restaurants und Cafés ist WhatsApp längst ein fester Bestandteil der täglichen Kommunikation. Ob es um schnelle Absprachen mit dem Küchenteam, das Versenden von Reservierungsbestätigungen oder Rückfragen von Gästen geht – die App ist unkompliziert, schnell und bei allen Beteiligten bekannt. Doch was im Alltag so praktisch erscheint, kann aus rechtlicher Sicht schnell problematisch werden. Denn: WhatsApp ist für den Einsatz im Betrieb nicht automatisch erlaubt – und birgt gerade in der Gastronomie und Hotellerie erhebliche Risiken in Sachen Datenschutz.
Warum WhatsApp in der Standardversion ungeeignet ist
Die klassische WhatsApp-App wurde für die private Nutzung entwickelt – nicht für den Einsatz im Unternehmen. Wird sie dennoch im Betrieb verwendet, verlangt sie Zugriff auf das komplette Adressbuch des Smartphones. Das bedeutet: Auch Telefonnummern von Gästen, Lieferanten oder Mitarbeitenden, die gar nichts mit WhatsApp zu tun haben, werden an den Betreiber Meta (vormals Facebook) weitergeleitet – ohne dass diese Personen davon wissen oder zustimmen.
Zudem speichert WhatsApp sogenannte Metadaten, also Informationen darüber, wer wann mit wem kommuniziert. Auch wenn der Inhalt der Nachrichten durch Verschlüsselung geschützt ist, können diese Begleitdaten sensible Einblicke geben – zum Beispiel in Arbeitsabläufe, Schichtpläne oder Kundenbeziehungen. Gerade im Gastgewerbe, wo Vertrauen und Diskretion eine große Rolle spielen, ist das ein ernstzunehmendes Risiko.
Nicht zuletzt verstößt die Nutzung der privaten WhatsApp-App im betrieblichen Umfeld in vielen Fällen gegen die Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO). Wer personenbezogene Daten – etwa von Gästen – unrechtmäßig verarbeitet, riskiert Bußgelder und Reputationsschäden.
Gibt es sichere Alternativen?
WhatsApp bietet mit der sogenannten Business-App und der Business-Plattform zwei Varianten, die für den geschäftlichen Einsatz gedacht sind. Die Business-App eignet sich für kleinere Betriebe, bietet aber nur begrenzte Kontrolle über den Datenschutz und ist somit nicht DSGVO-konform. Die Business-Plattform ist deutlich professioneller – sie lässt sich über zertifizierte Anbieter in den Betrieb integrieren, erlaubt gezielte Kommunikation mit Gästen und erfüllt bei richtiger Umsetzung auch die Anforderungen der DSGVO. Allerdings ist sie mit technischem Aufwand und zusätzlichen Kosten verbunden – und damit nicht für jeden Betrieb die erste Wahl.
Für viele Gastronomiebetriebe und Hotels sind daher alternative Messenger-Dienste wie Signal oder Threema Work eine attraktive Lösung. Diese Dienste verzichten auf die Erhebung von Metadaten, speichern keine Kontakte und bieten eine besonders hohe Datensicherheit. Threema Work etwa wurde speziell für Unternehmen entwickelt und lässt sich gut in bestehende Arbeitsabläufe integrieren.
Was Betriebe tun sollten
Wer in seinem Betrieb WhatsApp nutzt oder dies plant, sollte einige grundlegende Maßnahmen ergreifen, um sich rechtlich abzusichern:
- Klare Regeln für die Nutzung aufstellen: Wird WhatsApp dienstlich verwendet, sollte das nur über gesonderte Geräte oder in Verbindung mit der Business-Plattform erfolgen. Die private Nutzung von WhatsApp auf betrieblichen Geräten sollte untersagt werden.
- Technische Absicherung: Mit sogenannten Mobile-Device-Management-Systemen können Betriebe genau festlegen, welche Apps auf dienstlichen Smartphones erlaubt sind. Auch Container-Apps helfen, private und berufliche Daten auf einem Gerät sauber voneinander zu trennen.
- Verbindung absichern: Durch ein virtuelles privates Netzwerk (VPN) lassen sich Verbindungen zum Betriebssystem verschlüsseln, sodass keine sensiblen Informationen auf dem Übertragungsweg abgefangen werden können.
- Mitarbeitende schulen: Besonders in Betrieben mit hoher Fluktuation oder vielen Aushilfen ist es wichtig, alle Teammitglieder über den sicheren Umgang mit Messenger-Diensten aufzuklären. Datenschutz betrifft alle – vom Empfang über das Housekeeping bis zur Küchencrew.
- Gäste informieren: Wenn Gäste über Messenger kontaktiert werden – etwa zur Bestätigung von Reservierungen oder bei Rückfragen – sollte im Vorfeld klar kommuniziert werden, welche Daten gespeichert werden und wofür.
Sie sehen also - der beliebte Messenger WhatsApp ist zwar bequem – aber im professionellen Bereich nur unter bestimmten Bedingungen zur Kommunikation geeignet. Wer sich nicht mit Datenschutzfragen auseinandersetzt, geht ein hohes Risiko ein. Deshalb lohnt es sich, entweder auf die professionelle WhatsApp Business-Plattform zu setzen oder gleich auf datenschutzfreundlichere Alternativen wie Signal oder Threema umzusteigen.
So zeigt Ihr Betrieb nicht nur Professionalität und Verantwortungsbewusstsein, sondern schützt auch aktiv die Daten Ihrer Gäste und Mitarbeitenden – ein echter Pluspunkt in einer Branche, in der Vertrauen und Service an erster Stelle stehen.
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