Ein Kassensystem ist weit mehr als eine digitale Registrierkasse. Es bildet heute die zentrale Plattform für Bestellprozesse, Zahlungsabwicklung, Service-Organisation und betriebliche Dokumentation. Die Entscheidung für das passende System beeinflusst entscheidend:
- die Effizienz im laufenden Betrieb
- die Rechtssicherheit der Kassenführung
- die Gesamtkosten über Jahre hinweg
- die Servicequalität gegenüber Gästen
- die Erweiterbarkeit bei Wachstum oder Mehrstandort-Betrieb
Oft liegt der Fokus zunächst auf der Softwarelizenz oder den Anschaffungskosten.
In der Praxis zeigt sich jedoch: Die langfristigen Kosten entstehen an ganz anderer Stelle – vor allem bei der Kartenzahlungsabwicklung.
Stationär oder Cloud? Zwei Architekturen im Überblick
Stationäre Installationen (lokale Systeme, On-Premise)
Lokale Systeme werden direkt auf Geräten im Unternehmen betrieben. Sie bleiben bei einem Internet-Ausfall meist voll funktionsfähig und ermöglichen eine hohe Kontrolle über Einstellungen und Datenhaltung.
- Stärken:
- stabiler Offline-Betrieb
- geringe Abhängigkeit von externer Infrastruktur
- direkte Kontrolle über Konfigurationen
- Schwächen:
- höhere Erstinvestitionen für Server, Installation und Kassenhardware
- keine automatische Synchronisierung ohne Zusatzlösungen
- laufende Wartung und Datensicherung müssen organisiert werden
Cloudbasierte Systeme (SaaS, online gehostet)
Cloudlösungen liefern Echtzeit-Zugriff von mehreren Geräten und Standorten, übernehmen Updates zentral und sind meist für Tablets und mobilen Service optimiert.
- Stärken:
- weniger IT-Aufwand im Tagesbetrieb
- zentrale Pflege von Artikeln, Preisen und Einstellungen
- ideal für mehrere Standorte oder hybride Hotel-/Gastro-Betriebe
- Schwächen:
- Abhängigkeit von stabilem Internet
- bei Ausfall keine Datensynchronisation zwischen mobilen Geräten
- laufende Abo-Kosten
In vielen Betrieben ist auch ein Offline-Weiterbetrieb möglich, jedoch ohne Synchronisierung von weiteren Endgeräten – dieser Punkt muss im Betriebskonzept eingeplant und getestet werden.
Schnittstellen: Der unsichtbare Erfolgsfaktor
Hotel, Restaurant, Lager, Payment-Terminal, CRM, Buchhaltung – das digitale Ökosystem im Gastbetrieb ist vielfältig und stark vernetzt. Deshalb gilt:
Schnittstellen sind kein „Nice-to-have“, sondern entscheidend für Effizienz und Kostenkontrolle.
Ohne Integration entstehen oft:
- manuelle Übertragung von Rechnungen ans Gäste-Zimmerkonto
- doppelte Pflege von Lager- oder Artikelstammdaten
- händischer Export von Umsätzen an die Buchhaltung
- mehr Stornos, Verzögerungen und Klärungsaufwand im Service oder an der Rezeption
Mit den richtigen Systemverbindungen hingegen profitieren Betriebe von:
- automatisierten End-to-End-Prozessen
- einer zentralen und konsistenten Datenbasis
- schnellerer Abrechnung und weniger Fehlern
- smarter Kundenbindung durch verknüpfte Gastprofile und Gutschein-Einlösung in Echtzeit
Typische Integrationspunkte sind u. a.:
- Hotel Property Management Systeme (PMS) → Gastzuordnung, Folio-Posting beim Checkout
- Warenwirtschaft & Lager → Bestands- und Einkaufsteuerung
- Buchhaltung → steuerkonforme Exporte für Tagesabschlüsse & Betriebsprüfung
- Payment-Terminals → flexible Partnerwahl & Gebührenklarheit
- Gästeprogramme/CRM → Punkte, Gutscheine, Opt-In-Marketing
Kostenfalle Kartenzahlung – oft unterschätzt, spät erkannt
Je nach Transaktionsprofil eines Betriebs – insbesondere bei vielen kleinen Bons und hoher Zahl an Zahlungen – können Fix-Bestandteile im Gebührenmodell Kartenzahlungen unverhältnismäßig verteuern.
Typische Bestandteile eines Payment-Modells sind:
- Prozentgebühr auf den Kartenumsatz
- Fix-Cent-Betrag pro Transaktion
- Netzwerk- und Karten-Scheme-Kosten (z. B. Interchange-Fees)
- Terminal-Kosten (Kauf, Leasing, Service)
- monatliche Grundgebühren
- manchmal Zusatzkosten bei Anbindung fremder Zahlungsdienstleister
Was viele Betriebe erst nach Monaten feststellen:
Ein Gebührenunterschied von nur wenigen Zehntelprozentpunkten kann sich bei 1.000+ Transaktionen pro Monat auf mehrere tausend Euro im Jahr summieren.
Deshalb sollte immer gelten:
- Gebühren vollständig einsehen und schriftlich fixieren lassen
- Tatsächliche Zahl und Höhe der Einzelbons analysieren
- Gebührenstaffeln und Umsatz-Breakpoints prüfen
- Terminal-Kosten separat bewerten
- Vertragsklauseln zu Anbieterwechsel-Kosten und Lock-In-Risiken prüfen
Wichtige Funktionsmodule, die Betriebe häufig benötigen
- Tisch- und Reservierungsmanagement
- grafische Tischpläne mit Statusanzeige
- Online-Reservierung über die eigene Website und Google
- automatische Bestätigungen & Erinnerungen
- smarte Auslastungs-Planung
- Digitales Kassenbuch
- Erfassung von Ein-/Auszahlungen, Einlagen, Entnahmen & Trinkgeldern
- steuerkonformer Export
- Küchenmonitor (KDS)
- Echtzeit-Bestelleingang
- Anzeige pro Küchen-Station (Bar, Vorspeise, Hauptgang etc.)
- Produktionsstatus („in Arbeit“ / „fertig“)
- ersetzt häufig Bon-Druck
- Kundenbindung & CRM
- Bonuspunkte, digitale Kundenkarten, Gutscheine
- Opt-In-Marketing (Newsletter, Kampagnen)
- Einlösung direkt an der Kasse
Auswahlkriterien für ein wirtschaftliches und zukunftssicheres System
Kosten:
Abo-Lizenz, Support, Schulung, rechtlich notwendige Komponenten (z. B. TSE), vor allem aber Payment-Transaktionskosten
Technik:
Hardware-Flexibilität, Offline-Strategie, Cloud-Hosting-Standort, API-Offenheit
Recht & Sicherheit:
Steuer-Compliance, Datenschutz, revisionsfähige Datenexporte, Lösch- und Revisionskonzepte
Sie sehen also: Entscheidend ist der Integrations-Grad, nicht nur die Softwarelizenz.
Zahlungsgebühren beeinflussen die Wirtschaftlichkeit langfristig am stärksten.
Cloudbasierte Systeme unterstützen moderne Service- und Mehrstandort-Konzepte besonders gut.
Stationäre Systeme punkten im dauerhaften Offline-Betrieb, benötigen aber IT-Kapazitäten vor Ort.
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